Politique de confidentialité
1. Qui traité vos données
Aplomia est exploite par Ludovic Poulain, Entrepreneur individuel, exerçant sous le nom commercial Aplomia, 229 rue Saint-Honoré, 75001 Paris, SIREN 847 939 600.
Contact pour toute question relative aux données personnelles : bonjour@aplomia.fr
2. Deux roles distincts
Cette distinction commande vos droits et nos obligations respectives.
Nous sommes responsable de traitement pour les données necessaires au fonctionnement de notre propre activité : votre compte, votre abonnement, la facturation, le support, la sécurité et la mesure d'audience de notre site.
Nous sommes sous-traitant pour les données que vous enregistrez dans le cadre de vos chantiers. Vous en restez responsable : vous decidez de leur collecte, de leur finalité et de leur durée. Nous les traitons uniquement sur vos instructions, dans les conditions de l'accord de traitement des données.
3. Traitements dont nous sommes responsable
3.1 Compte utilisateur
Données : adresse électronique, mot de passe conserve sous forme chiffrée et jamais en clair, prénom, nom, numéro de téléphone si vous le renseignez, photo de profil, langue, préférences de notification.
Finalité : créer et sécuriser votre accès au service.
Base légale : exécution du contrat.
Caractère : l'adresse électronique et le mot de passe sont obligatoires ; les autres champs sont facultatifs.
Source : vous-meme, ou l'administrateur qui vous a invité.
Durée : pendant la vie du compte, puis douze mois.
3.2 Organisation et abonnement
Données : nom de l'organisation, métier, adresse, numéro SIRET si renseigne, logo, offre souscrite, nombre de sièges, statut et échéances.
Finalité : gérer votre abonnement et vos droits d'accès.
Base légale : exécution du contrat.
Durée : durée du contrat, puis douze mois.
3.3 Paiement et facturation
Données : identite et adresse de facturation, adresse électronique, montants, statut des paiements, factures, identifiants attribués par notre prestataire de paiement.
Finalité : encaisser les paiements, émettre les factures, tenir la comptabilité.
Base légale : exécution du contrat et obligation légale.
Précision : nous n'avons jamais accès à votre numéro de carte bancaire, traité exclusivement par Stripe.
Durée : dix ans pour les pièces comptables, conformément à l'article L123-22 du Code de commerce.
3.4 Preuve d'acceptation des documents contractuels
Données : identifiant de l'utilisateur et de l'organisation, rôle au moment de l'acceptation, document et version acceptés, empreinte du texte, date et heure.
Finalité : démontrer l'existence et le contenu du contrat.
Base légale : intérêt légitime — preuve contractuelle.
Durée : durée du contrat, puis cinq ans.
3.5 Journal technique de facturation
Données : événements transmis par notre prestataire de paiement.
Finalité : fiabilité des abonnements, détection des anomalies, traçabilité.
Base légale : intérêt légitime.
Durée : vingt-quatre mois.
3.6 Sécurité et traçabilité
Données : journal des actions effectuées dans l'organisation, horodatage, auteur.
Finalité : sécurité, détection d'usages anormaux, traçabilité.
Base légale : intérêt légitime.
Durée : douze mois.
3.7 Support
Données : contenu de vos messages et éléments transmis.
Finalité : répondre à vos demandes.
Base légale : exécution du contrat.
Durée : trente-six mois après clôture.
3.8 Décisions automatisées
Nous ne prenons aucune décision produisant des effets juridiques fondée exclusivement sur un traitement automatisé, et ne realisons aucun profilage.
4. Données de chantier — nous sommes sous-traitant
Lorsque vous utilisez Aplomia pour documenter vos chantiers, vous enregistrez des données dont vous êtes responsable : photographies pouvant montrer des personnes identifiables ; metadonnées incluant date, heure, geolocalisation lorsqu'elle est autorisee, modèle d'appareil et auteur ; notes, annotations et notes vocales ; nom et adresse de vos clients ; documents importes ; identité et activité de vos utilisateurs.
Nous traitons ces données uniquement sur vos instructions, pour vous fournir le service. Nous ne les exploitons a aucune fin propre et ne les cedons a personne.
Vos obligations. Il vous appartient d'informer les personnes concernées, de recueillir les autorisations nécessaires au titre du droit à l'image, et — si vous activez la geolocalisation et employez des salariés — d'accomplir les formalités qui vous incombent au titre du droit du travail, y compris la consultation des instances représentatives du personnel lorsqu'elle est requise.
5. Destinataires et sous-traitants
| Prestataire | Rôle | Données | Localisation |
|---|---|---|---|
| Supabase | Hébergement, base de données, stockage, authentification | Ensemble des données du service | Union europeenne (Francfort) |
| Stripe | Paiement, facturation, portail client | Identite et adresse de facturation, montants | Irlande, avec transferts possibles hors UE |
| Anthropic | Fonctions d'intelligence artificielle | Texte uniquement ; aucune photographie | États-Unis |
| Resend | Envoi des courriels du service | Adresse électronique, contenu du message | Envoi depuis l'UE, avec traitements possibles hors UE |
| ImprovMX | Reception des courriels adresses au domaine | Contenu des messages recus | Hors UE |
| Vercel | Hébergement du site web | Requêtes web | États-Unis |
Nous pouvons egalement transmettre des données à une autorité administrative ou judiciaire lorsque la loi nous y oblige.
6. Transferts hors de l'Union europeenne
Plusieurs de nos prestataires sont établis hors de l'Union européenne, notamment aux États-Unis. Ces transferts reposent sur les garanties prévues par le chapitre V du RGPD, en particulier les clauses contractuelles types de la Commission européenne ou l'adhesion du prestataire a un cadre reconnu adequat.
Vous pouvez nous demander communication des garanties applicables à un prestataire determine en ecrivant a bonjour@aplomia.fr.
7. Durées de conservation
| Donnee | Durée |
|---|---|
| Compte utilisateur | Vie du compte, puis 12 mois |
| Données de chantier | Selon vos instructions, puis 6 mois après la fin du contrat |
| Photographies supprimees (corbeille) | 30 jours, puis suppression definitive |
| Pièces comptables et factures | 10 ans (art. L123-22 du Code de commerce) |
| Preuves d'acceptation contractuelle | Durée du contrat, puis 5 ans |
| Journal des événements de facturation | 24 mois |
| Journal d'activite et de sécurité | 12 mois |
| Invitations expirees | 6 mois |
| Partages revoques | 12 mois |
| Demandes relatives aux droits | 3 ans |
8. Sécurité
Nous mettons en oeuvre le chiffrement des echanges, un cloisonnement strict des données par organisation applique au niveau de la base de données, la conservation des jetons de partage et d'invitation sous forme hachée, des empreintes cryptographiques des photographies figées après enregistrement, la conservation des clés de scellement dans un coffre-fort applicatif, la journalisation des actions sensibles et des sauvegardes assurees par notre hébergeur.
Aucun système n'etant infaillible, nous vous recommandons d'exporter regulierement vos données.
9. Vos droits
Vous disposez des droits d'accès, de rectification, d'effacement, de limitation, d'opposition et de portabilite, ainsi que du droit de definir des directives relatives au sort de vos données après votre décès.
Pour les exercer : bonjour@aplomia.fr. Nous repondons dans un délai d'un mois, pouvant être prolonge de deux mois en cas de demande complexe.
Si vous êtes salarié, client ou sous-traitant d'une entreprise utilisant Aplomia, adressez votre demande à cette entreprise, qui est responsable de ces données. Nous l'assisterons dans le traitement de votre demande.
Vous pouvez introduire une réclamation aupres de la Commission nationale de l'informatique et des libertes, 3 place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 Paris Cedex 07.
10. Cookies et traceurs
Les traceurs utilisés sont decrits dans la page cookies et traceurs.
11. Prospection commerciale
Si vous nous avez communique votre adresse professionnelle, nous pouvons vous adresser des informations relatives a Aplomia. Chaque message comporte un moyen de vous y opposer. Vous pouvez egalement nous ecrire a bonjour@aplomia.fr.
12. Modification
Nous pouvons faire évoluer cette politique. Toute modification substantielle vous sera notifiee. La date de version figure en tete du document.